Wypunktowanie oczekiwanych rezultatów definiuje cele do osiągnięcia. Z kolei pomiar informuje, na ile udało się je osiągnąć. Realizacja tych dwóch elementów zarządzania efektywnością wskazuje na gotowość do zmiany tych danych w informację zwrotną – efektywny feedback.

Efektywny feedback – na czym polega?

Efektywny feedback (informacja zwrotna) odnosi się do zachowań, które pozwalają uzyskać oczekiwane wyniki. Informacja zwrotna pokazuje pracownikowi, jak bieżące wyniki mają się do wyznaczonych celów. Bez tego procesu nie ma uczenia się. Nie możesz uczyć mówienia, chodzenia, pisania, jazdy na rowerze czy grania na instrumencie muzycznym bez informacji zwrotnej. Uczenie wymaga informacji na temat tego, jak zachowanie wpływa na uzyskiwane wyniki. Większość informacji zwrotnych doświadczanych w codziennym życiu jest wbudowane w naszą biologię i fizjologię. Z kolei w przypadku pracy w większości sytuacji nie otrzymujemy niezbędnej ilości informacji zwrotnych by uzyskiwać optymalne wyniki.

Czyste dane odnoszące się do wyników pracy, bez dodatkowego komentarza, nie zawsze powiedzą co zrobić, aby usprawnić wyniki. Efektywny feedback stanowi szczegółową informację na temat zachowań, które pozwalają zmienić wyniki. Deficyt informacji zwrotnej jest głównym składnikiem problemów związanych z niską efektywnością pracy. Większość organizacji nie ma realnego systemu dostarczania informacji zwrotnej dotyczącej wyników i efektywności (performance feedback) pracy swoich pracowników. Nawet firmy, które dzielą się danymi produkcyjnymi czy wskaźnikami jakościowymi z pracownikami zazwyczaj dostarczają po prostu informacje a nie informację zwrotną. Pracownicy otrzymując ten rodzaj informacji mają jedynie niejasną ideę jak im idzie. Ma to niewielki wpływ na efektywność ich pracy. Jeśli organizacja ma wdrożony efektywny feedback nie jest niczym niezwykłym wzrost postępów w pracy o 20 czy 600 procent.

Efektywny Feedback jest kontrolowany przez pracownika. Feedback dla zmiennych, które nie są pod kontrolą pracownika czy grupy nie ma żadnych korzyści. Co więcej może być frustrujący dla pracowników, zwłaszcza jeśli jest upubliczniony.

Feedback nie modyfikuje zachowań

Jakkolwiek Feedback jest bardzo ważny to nie prowadzi do zmiany zachowania. Dlaczego tak się dzieje? Wynika to z faktu, że feedback jest bodźcem poprzedzającym: informuje co pracownik powinien zmienić w swoim zachowaniu. Feedback sam w sobie nie podtrzymuje zachowania. To, jak pracownicy będą reagować na ten bodziec poprzedzający, zależy od konsekwencji jakich będą w związku z nim doświadczać. Efektywny feedback jest sparowany z pozytywnymi wzmocnieniami utrzymującymi wysoki poziom pożądanych zachowań. W systemie zarządzania efektywnością pracownik i przełożony doskonale wiedzą, kiedy wzmocnienie pozytywne jest należne i przydzielane.

Efektywny feedback – wizualizacja wyników

Efektywny feedback to informacja na temat wyników pracy i zachowań, która prowadzi do zmiany tych wyników. Wygodną formą udzielania informacji zwrotnej to wizualizacja w postaci diagramów czy wykresów. Pokazują one w skrócie, gdzie dana osoba się znajduje w relacji do tego, gdzie była i gdzie zmierza. Przedstawione w ten sposób dane pozwalają na zaobserwowanie wcześniejszych trendów oraz wskazuje na potencjalne problemy i wcześniejsze udzielenie wzmocnienia pozytywnego.

Efektywny feedback – interwał feedbacku

Idealny feedback pojawia się natychmiast po zachowaniu. Z natychmiastowym i częstym feedbackiem ludzie uczą się szybciej, ponieważ dostają więcej szans na wzmocnienie. Jaki jest zatem najkrótszy praktyczny interwał? Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na tak postawione pytanie. Cogodzinny feedback jest lepszy niż dzienny. Z kolei dzienny feedback jest lepszy niż tygodniowy. Feedback udzielany rzadziej niż raz w tygodniu jest lepszy niż żaden, ale nie jest za dobry. Miesięczny feedback jest zbyt opóźniony, aby uzyskać jakiś znaczący wpływ na wydajność. Miesięczny feedback zapewnia jedynie 12 okazji rocznie, aby wzmocnić lub skorygować wyniki pracy. W przypadku większości projektów zarządzania efektywnością codzienny feedback jest najczęściej stosowanym interwałem. Codzienny feedback jest możliwy na większości stanowisk pracy. Pracownicy produkcyjni, biurowi czy nawet prace wymagające kreatywności takie jak dział rozwoju oprogramowania może w łatwy sposób zaaranżować system dla codziennego feedbacku.

Efektywny feedback – indywidualny czy grupowy?

Feedback indywidualny jest zdecydowanie skuteczniejszy niż feedback grupowy. Jeśli nie można udzielać feedbacku indywidualnego, tylko grupowy, to należy udzielać go jak najmniejszej grupie, jaka jest tylko możliwa. Stosując feedback indywidualny należy monitorować również wyniki zespołu i nanosić je na wykres. Tak zebrane informację dostarczają wzrost ilości szans na wzmocnienia dla jednostek w grupach oraz wzmocnień za współpracę i inne zachowania zespołowe.

Efektywny feedback – publiczny czy prywatny?

Grupowego feedbacku należy udzielać publicznie a indywidualnego feedbacku indywidualnie. Przełożeni powinni trzymać dane na temat indywidualnej efektywności poszczególnych osób w prywatności. Zabieg ten zabezpiecza to przed pokusą, aby porównywać pracowników ze sobą. Porównywanie pracowników sprawia, że dany pracownik staje się każący dla innego, a to nie sprzyja pracy zespołowej. Dodatkowo publiczne uznanie może być każące dla wielu ludzi przez co stwarzana jest sytuacja, w której dostarczane są negatywne wzmocnienia. Pracownicy, jeśli chcą, mogą dzielić się informacjami o swoich wynikach między sobą. Dobrowolne dzielenie się wynikami pomiędzy współpracownikami oferuje wiele okazji dla wzajemnego wzmacniania się.

Organizacje zajmujące się sprzedażą często publikują zestawienia wyników sprzedaży każdego sprzedawcy. Jest to często stosowana praktyka i jednocześnie nie jest to efektywna procedura. Wypisanie nazwisk tych osób, które uzyskały wynik powyżej założonych celów jest bardziej rekomendowaną alternatywą. Wykres pokazujący najwyższe wyniki (bez podawania danych pracownika), średnia i najniższy wynik (znów bez podania nazwiska) dostarczy tych samych rezultatów, bez negatywnych efektów. Z kolei wyniki grupowe zawsze należy pokazywać publicznie. Publikacja wyników zespołu zwiększa szanse na wzmocnienia pomiędzy członkami zespołu.

Efektywny feedback kończy się wzmocnieniem

Feedback i wzmocnienie pozytywne są kombinacją najbardziej efektywnych technik jakie można stosować, by wydobyć z ludzi to co w nich najlepsze. Aby stosować efektywny feedback należy dokładnie wiedzieć, co jest oczekiwane od pracownika. Feedback musi być ustalony jako bodziec poprzedzający dla wzmocnienia pozytywnego. Jakkolwiek feedback nie jest naturalnym wzmocnieniem, to kiedy pracownik wie, że wzmocnienie pozytywne jest konsekwentnie sparowane z poprawą wydajności, to może on stać się źródłem znacznego wzmocnienia.

Co wyróżnia najlepszych liderów? Unikatowy zestaw określonego sposobu myślenia i działania. Zapoznaj się z modelem Indeks Potencjału Przedsiębiorczości dowiedz się, jak myślą i działają najlepsi >>WIĘCEJ<<